La photocopieuse est le cœur du bureau. C'est autour de cet appareil que les collègues se retrouvent pour rattraper le temps perdu tout en produisant les documents dont ils ont besoin pour la semaine. Comme il joue un rôle essentiel dans chaque entreprise, il est crucial d'investir dans un modèle qui répondra à toutes vos attentes. Vous trouverez, dans cet article, les critères essentiels pour reconnaître un appareil efficient.
Les fonctions de base
La décision d'acheter un copieur n'est pas facile à prendre et il y a plusieurs facteurs à considérer. En tenant compte de ces critères lors de la recherche d'un nouveau photocopieur, vous avez la garantie de trouver un modèle capable de répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Tout d'abord, vous devez tenir compte des services fournis par l'appareil. Le cycle d'utilisation est le nombre maximum de pages par mois que votre machine est capable d'imprimer. Avant d'acheter un appareil de photocopie, faites une estimation du nombre de pages que votre entreprise imprime chaque mois. Pour un volume d'impression léger, choisissez une imprimante dont le cycle d'utilisation est d'au moins 50 000. Pour un volume d'impression élevé, choisissez une imprimante dont le cycle d'utilisation est d'au moins 300 000 pages. Par ailleurs, il faut bien examiner la vitesse ou pages par minute (PPM). Les vitesses d'impression peuvent varier de 20 PPM à plus de 150 PPM. La PPM du dispositif de photocopiage vous indique la vitesse à laquelle il peut produire des impressions et des copies, ce qui est important pour les entreprises dont le volume d'impression est élevé. Les formats de papier est un autre critère fonctionnel à ne pas négliger. Il existe de nombreux formats de papier, mais les plus courants sont les formats lettre (8,5 x 11), légal (8,5 x 14) et tabloïde (11×17). Avant d'acheter, examinez les types de documents que vous allez imprimer. Pour en savoir davantage, rendez-vous sur : materiel-informatique.frLes paramètres supplémentaires pour un appareil plus performant
Maintenant que vous avez étudié vos besoins, vous pouvez vérifier les critères suivants :- Le prix et les conditions de paiement : Les entreprises dont le budget ne permet pas l'achat d'un appareil de photocopiage, encore moins d'une imprimante multifonction, devraient explorer les options de crédits, qui permettent de payer la machine en versements mensuels peu élevés.
- La résolution d'impression : Plus la résolution de votre imprimante est élevée, plus vos textes et vos images seront nets. Pour des résultats de la plus haute qualité, nous recommandons une imprimante avec une résolution de 1200 DPI.
- La facilité d'utilisation : Les imprimantes dont l'utilisation est compliquée peuvent être source de frustration et ralentir la productivité au bureau. La dernière chose que vous souhaitez est de devoir former chaque employé à l'utilisation de votre nouvelle imprimante. Lors de l'achat d'un copieur, recherchez l'impression et la copie à touche unique, un grand écran tactile et une interface conviviale.
- Les fonctions d'automatisation : Les imprimantes sont des machines multifonctions qui peuvent automatiser tous les flux de travail de votre entreprise, de la numérisation à la saisie de données, en passant par la récupération de fichiers. Elles peuvent également numériser des documents en PDF consultables, numériser directement vers le cloud et numériser automatiquement les deux côtés d'une page. Ensemble, toutes ces fonctionnalités peuvent aider votre entreprise à gagner du temps et à se concentrer sur ce qui compte.
Signes révélateurs de la nécessité d'acheter un nouveau photocopieur
Les appareils de photocopiage sont utilisés pour faire des copies multiples de notes de service, de rapports ou même de matériel promotionnel comme des dépliants. Il est important pour une entreprise d'avoir une machine en bon état de marche. Voici donc les signes révélateurs courants indiquant qu'il est temps d'acheter une nouvelle photocopieuse :- Le processus de photocopie plus lent : Chaque machine a une vitesse de copie impression standard que vous pourrez identifier en l'utilisant régulièrement. Avec le temps, cette vitesse ralentit en raison de différents facteurs probables : environnement, usure des pièces mécaniques, etc. Ces inefficacités ne doivent pas être ignorées, surtout si elles entraînent une baisse de productivité.
- Le besoin constant de réparation : Parfois, cela peut commencer par la tête d'impression, d'autres fois, cela peut être la pièce mécanique qui charge le papier dans la machine. Ces réparations constantes peuvent être le signe que votre imprimante n'est plus en mesure d'effectuer son travail correctement.