Le cachet entreprise numérique est considéré comme le sceau de reconnaissance d’une entreprise et peut être demandé lors de sa création. Certaines informations doivent figurer sur le tampon numérique d’une entreprise, selon son statut juridique, pour garantir l’authenticité de ces documents officiels. La fraude peut être ainsi évitée grâce à l'utilisation d'un certificat numérique qualifié associé à la création de ce cachet électronique. Voici tout ce que vous devez savoir sur le tampon numérique pour les entreprises.
Qu’est-ce qu’un cachet entreprise numérique ?
Le cachet numérique consiste en un fichier numérique qui scelle ou signe la chaîne originale des documents numériques officiaux d’une entreprise. En d'autres termes, il garantit leur authenticité et unicité. C'est l'une des exigences essentielles dont vous avez besoin pour générer des documents professionnels. Certains sites agréés vous permettent de créer votre propre cachet entreprise numérique, défini par l’organisme eIDAS, pour empêcher la falsification ou la manipulation de vos données. Il est possible d’utiliser un seul sceau pour toutes vos opérations, ou un pour chaque agence ou service dans votre enseigne. Par exemple, en recourant à une facture électronique, l’état de votre cachet entreprise numérique sera vérifié automatiquement. Grâce à une clé privée unique générée dès la création du tampon, il n'y a pas place à l'erreur. L'entité qui a une fois créé un tampon électronique ne peut nier qu'il était associé à un document spécifique.
Quelle différence entre signature électronique et cachet électronique ?
Le Plug&Sign est un ensemble de données électroniques qui comprend des informations personnelles et uniques. Il n'y a donc aucune possibilité de répudiation sur son signataire dans le document électronique auquel elle est associée. Elle sert principalement à identifier, sans équivoque, le signataire et ainsi assurer l'intégrité du document signé. De cette manière et à des fins légales, le document électronique a la même valeur juridique que l'original. D'autre part, le cachet électronique, bien qu'il serve également à identifier et à garantir l'intégrité d'un document officiel, il a été conçu pour les personnes morales. En effet, contrairement à la signature électronique, le cachet entreprise numérique permet à une société légale de s'authentifier et d'apposer des signatures électroniques sans avoir besoin d'ajouter les informations personnelles d'un représentant. Aujourd’hui, de nombreuses entreprises ignorent cette différence et utilisent un certificat numérique de représentant légal pour les signatures et les authentifications entre les composants informatiques qui font partie de processus automatisés sans intervention humaine, tels que la génération de reçus ou de factures, entre autres.
Les avantages du cachet électronique pour votre entreprise
Comme déjà indiqué précédemment, l'un des principaux avantages du cachet entreprise numérique est que vous n'avez pas besoin de l'incorporation des données personnelles d'un représentant. De sorte que, votre cachet ne dépend pas non plus d'une personne spécifique. De plus, le tampon électronique garantit l'authenticité et l'intégrité de vs documents liés au sceau numérique estampillé. Il vous permet aussi de réduire les coûts et optimiser le développement commercial de votre marque. L'estampillage numérique et automatique des documents professionnels, grâce au cachet entreprise numérique, vous aide à accélérer les procédures et gagner du temps, avec une utilisation simplifiée. À savoir aussi que ces sceaux électroniques sont toujours axés sur les entreprises, à la fois pour pouvoir appliquer le cachet sur des documents officieux en interne, ainsi qu’en externe, générant ainsi une relation officielle entre les entreprises et les administrations publiques.
Comment obtenir votre cachet numérique ?
Il est souvent possible d’obtenir un tampon électronique pour votre entreprise au moment de sa création. Vous pouvez choisir entre le cachet électronique manuel, où l’accès est bien sécurisé et autorisé à une seule personne, ou celui automatique, qui ne nécessite aucune intervention humaine. Si vous souhaitez passer du tampon encreur au format numérique, il vous suffit de créer vous-même votre propre tampon ou faire recours à des sites dédiés pour vous faciliter la tâche. Une fois que vous avez saisi correctement les données demandées en ligne, vous n'avez qu'à suivre les instructions à l'écran. À la fin, vous recevrez un e-mail où vous pouvez télécharger votre cachet électronique de votre entreprise. Sur d’autres sites, vous avez la possibilité d’opter pour l’auto-signature avec un cachet numérique en signant ou contresignant vos documents professionnels en ligne, tout en multipliant l’opération pour vos envois en masse. L’horodatage qualifié du cachet entreprise numérique, que ces sites proposent, vous permettra de garantir l’authenticité de vos documents sans aucun risque de falsification.